CHUẨN BỊ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ HỌC BỔNG ADB-JSP- GSID – Nagoya University

Sau khi đã chắc chắn về quyết định chọn trường là GSID – Nagoya University, mình đã bắt tay ngay vào việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký mặc dù tại thời điểm mình bắt đầu rục rịch khởi động thì còn tận 4 tháng nữa mới đến ngày trường bắt đầu nhận hồ sơ. Nhưng các cụ đã dạy rồi, cẩn tắc vô áy náy, mình cứ phải chủ động vì thực ra ban ngày mình còn phải đi làm, nhiều sự việc đột xuất có thể xảy ra, nên giấy tờ nào có thể làm được thì hãy làm ngay, không nên chần chừ.

A – Điều kiện

Bạn có thể tải về bản mô tả điều kiện đủ tư cách đăng ký bản gốc bằng  áp dụng cho năm 2019 đã được đăng tải trên trang web của trường.

B – Danh mục hồ sơ theo yêu cầu

Phía dưới là 11 loại giấy tờ trường yêu cầu. Mình sẽ cung cấp chi tiết dưới từng mục nhé.
 Theo mình, bạn nên scan hết toàn bộ giấy tờ quan trọng và hay phải sử dụng (CMT, hộ chiếu, bằng đại học, bảng điểm,…) và lưu vào một thư mục máy tính phòng trường hợp cần dùng sau này nhé.

  1. Information Sheet (Form provided by ADB-JSP)
    Mẫu form này không thay đổi, bạn có thể tại về tại ĐÂY
    Nội dung của form này gồm:
    (i) Thông tin cá nhân cơ bản (họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, tuổi)
    (ii) Địa chỉ thường trú, địa trí hiện nay, và địa chỉ văn phòng/ cơ quan nơi bạn đang làm việc
    (iii) Đề xuất kế hoạch theo học (dự kiến học Thạc sỹ hay Tiến sỹ, ngành học là gì, dự kiến thời gian bắt đầu học, ngoài nộp trường này ra bạn còn nộp trường nào khác không)
    (iv) Trình độ học vấn hiện nay (bằng cấp mà bạn đã đạt được hoặc các chương trình bạn đang theo học)
    (v) Bạn đã được trao học bổng ADB-JSP bao giờ chưa? Nếu đã được nhận rồi thì bạn sẽ phải cung cấp thông tin như ngành học, trường bạn theo học, v.v.
    (vi) Trình độ tiếng Anh (Cái này bạn chỉ cần chọn các ô tương ứng, không phải viết gì cả)
    (vii) Kinh nghiệm làm việc (Hãy liệt kê những công việc mà bạn đã làm, chức vụ bạn đã đảm nhận, tên cơ quan/ tổ chức tuyển dụng, thời gian, v.v.)
    Sau đó, họ sẽ yêu cầu bạn điền số thể hiện tổng thời gian bạn đã đi làm (bao nhiêu năm, bao nhiêu tháng)
    (viii) Hai câu hỏi mở (Bạn sẽ phải trả lời hai câu hỏi sau đây:
    – While the Scholarship will provide most of your financial requirements during the study period, what other additional resources do you have if you may need them?
    – Why do you want to undertake this particular area of study at this institution?)
    Người ta có giới hạn ký tự cho câu trả lời nên bạn đừng quá lan man. Trường hợp của mình, mỗi câu mình trả lời hết 6 dòng (cũng là vừa hết ký tự cho phép)
  2. Application Form ( with 3 pieces of your photograph)
    Tải mẫu đơn đăng ký dạng PDF hoặc WORD dành cho năm 2019. Nếu có thay đổi gì trong các năm tiếp theo, mình sẽ cập nhật nội dung sau.
  3. Certificates to show income of yourself and your parents or family
    – Phần xác nhận thu nhập của bản thân: Bạn có thể xin cơ quan/công ty xác nhận bằng tiếng anh luôn nếu họ đồng ý, còn không thì hãy google mẫu giấy xác nhận thu nhập, sau đó mang đi dịch công chứng.
    – Phần xác nhận thu nhập của bố mẹ:
    + Trường hợp 1: Bố mẹ các bạn hiện vẫn đang tham gia lao động hoặc có công ty riêng: Quá dễ xử lý, làm tương tự như xác nhận thu nhập của bạn
    + Trường hợp 2: Bố mẹ làm kinh doanh tự do (như nhà mình, bố mẹ mình có sạp bán hàng trong chợ): Đừng vội hoảng sợ, bạn chỉ cần dịch công chứng giấy đăng ký kinh doanh để chứng minh nguồn thu nhập là được. Mình đảm bảo là ok vì mình đã hỏi ý kiến của trường trước khi làm mà.
    + Trường hợp 3: Bố, mẹ làm nông hoặc không có thu nhập: Bạn hãy nhờ bố, mẹ lên xin xác nhận của địa phương là hiện tại bố mẹ bạn không có thu nhập. Cái này mình nghĩ giống giấy xác nhận mà bạn cần nộp khi làm thủ tục đăng ký người phụ thuộc để xin miễn trừ thuế TNCN ấy.
    Bạn phải xin giấy xác nhận cho cả bố và mẹ nhé. Như nhà mình, cả hai bố, mẹ đều bán hàng ở chợ nhưng trong giấy tờ đăng ký kinh doanh thì chỉ cần một người đứng tên. Lúc trường kiểm tra hồ sơ, trường đã liên hệ mình và yêu cầu làm rõ tại sao chỉ có tên một người thôi đấy.
  4. Certified copy of diploma or certificate of degree from each College-level institution previously attended
    Bản photo công chứng của bằng tốt nghiệp. Theo mình biết, phôi in bằng tốt nghiệp đại học đều là bản song ngữ, nên các bạn không phải lo lắng về việc dịch sang tiếng Anh đâu. Còn nếu bằng tốt nghiệp của bạn không được in dạng song ngữ thì xin chia buồn, bạn lại phải đi dịch thuật công chứng rồi.
    Hồi mình tốt nghiệp, trường mình có cho đăng ký nhận bản sao có dấu công chứng của trường. Nếu trường bạn cũng làm như vậy thì bạn chỉ việc nộp bản đó thôi. Khỏi phải ra photo công chứng.
  5. Official Transcript from each College-level Institution previously attended
    Bản photo công chứng bảng điểm (tiếng Anh).
    Trường mình thì có cho sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp đăng ký nhận bảng điểm bằng cả tiếng Anh và tiếng Việt với số lượng bản sao theo nhu cầu.
  6. Certificate of your citizenship (or a copy of your still effective passport)
    Bản photo công chứng hộ chiếu
    Chung cho tất cả các giấy tờ nộp bản công chứng: Đừng thấy bối rối khi cầm cả xấp giấy dày khộp trên tay nhé. Vì:
    – Các giấy tờ DỊCH công chứng: Mỗi bộ tài liệu sẽ gồm (i) bản dịch, (ii) tờ tuyên thệ của người dịch, và (iii) bản gốc. Đừng dại dột giật phần nào ra nhé. Cứ để nguyên cả xấp ghim với nhau như thế để nộp.
    – Hộ chiếu: Lúc mình đi công chứng bản sao hộ chiếu, họ còn photo cả những trang đóng dấu xuất, nhập cảnh của mình nếu mình đã từng ra nước ngoài.
  7. Curriculum Vitae
    Đừng nhầm lẫn CV này với các CV xin việc bình thường nhé. ?
    Phần này, mình điền theo mẫu của trường. Các bạn có thể tham khảo qua nội dung CV dạng PDF hoặc WORD áp dụng cho năm 2019 đã được đăng tải trên trang web của trường
  8. TOEFL score, TOEIC score or IELTSscore
    Mình thi TOEIC ở IIG – Giang Văn Minh, Hà Nội.
    Các bạn hãy ra trung tâm tư vấn đặt lịch thi trước nhé. Chứ không phải bạn thích thi lúc nào thì ra lúc đó đâu. Họ tổ chức theo đợt, khá thường xuyên. Môi trường thi nghiêm túc phết. Hi hi. Hồi mình thi hơi bị “sang chấn” nhẹ tí vì lâu quá không thi, cứ bị lóng ngóng lúc gỡ đề. Hehe.
    Trước khi vào thi họ sẽ dùng dụng cụ rà khắp người bạn (giống như lúc làm thủ tục vào phòng chờ máy bay ấy), bỏ cả giày cả tất ra để kiểm tra luôn nhé. Trong phòng thi mỗi thí sinh sẽ được ngồi vào một chỗ riêng, có các tấm chắn bằng gỗ xung quanh để tránh quay cóp. Bạn phải tháo giày và đặt bên phải chân.
    Vào ngày thi, tránh mang theo đồ đạc nhé. Chỉ cần giấy xác nhận ngày thi và CMT thôi. Phòng thi họ có phát bút chì cho bạn rồi. Thực ra họ có chỗ để cất đồ đó nhưng mà, tóm lại, mình không yên tâm. Nên tốt nhất là không mang gì.
     Các bạn lưu ý người ta chỉ trả lại cho mình 1 phiếu điểm (score report) duy nhất. Để phòng việc bạn có thể cần sử dụng phiếu điểm này trong tương lai hoặc nộp cho nhiều trường một lần, bạn hãy mang theo ảnh + phiếu điểm + nội dung yêu cầu nộp phiếu điểm TOEIC của trường đến đăng ký in thêm phiếu điểm nhé.
  9. Two Confidential Sealed Letters of Recommendation
    GSID-Nagoya có mẫu thư chung dạng PDF hoặc WORD, người giới thiệu chỉ cần điền thêm thông tin. Bạn nên xin 1 thư của sếp (hoặc người giám sát công việc hiện tại) và 1 thư của thầy/cô giáo cũ.
    Nếu được, hãy nhờ họ viết thêm một lá thư như bình thường để gửi kèm với mẫu này nhé.
    Thư phải cho vào phong bì và niêm phong bằng dấu (nếu có) và chữ ký của người giới thiệu nhé.
  10. Research and work experience (on a separate piece of paper)
    – Phần này giống như SOP mà không phải SOP. Vì mục đích chính là để liệt kê kinh nghiệm nghiên cứu và làm việc của bạn. Tuy nhiên, theo mình, bạn nên cài cắm thêm một số câu “bình luận” làm sao để cho họ thấy bạn phù hợp và có tiềm năng phát triển thêm sau khi tham gia học tại trường.
    Đây không phải là SOP nên đừng quá lan man vào ước mơ và tự khen bản thân nhiều. Thay vào đó, hãy đưa ra những thông tin chính xác và đúng sự thật.
    – Hãy để kèm theo thư giấy xác nhận đã từng làm việc đối với cơ quan cũ (riêng chỗ làm hiện tại bạn hãy để một dòng chú thích là tham chiếu đến giấy xác nhận thu nhập, thì bạn sẽ không phải xin thêm một giấy xác nhận đã từng làm việc ở đó nữa), bản photo bằng khen thưởng thành tích nghiên cứu.  (KHUYẾN KHÍCH)
    Đừng hỏi xin mình mẫu giấy xác nhận đã từng làm việc. Hãy google. Nếu cơ quan chỉ xác nhận được bằng tiếng Việt, hãy mang đi dịch công chứng nhé.
    – Trường hợp không thể xin được giấy xác nhận của cơ quan cũ vì lý do gì đó, hãy xin phép sử dụng email/thông tin liên hệ của người có thể xác nhận bạn đã từng làm việc ở đó. Đừng quên ghi chức danh của người đó trong thư.
     Phần này giống như là viết thư ấy, tối đa 2 mặt giấy thôi nhé.
  11. Research Proposal (about 800 words on a separate piece of paper)
    Phần này cũng khá quan trọng và sẽ mất nhiều thời gian nhất để chuẩn bị. 
    Bạn in một bản để nộp kèm hồ sơ giấy.
    Sau khi gửi hồ sơ đi, hãy gửi riêng (chỉ một) ĐỀ CƯƠNG NGHIÊN CỨU này đến email của trường cung cấp.

 Những kinh nghiệm này chỉ áp dụng với GSID-Nagoya, các trường khác mình không rõ nhé, hãy email hỏi trường để có thông tin chính xác nhất

C – Dịch vụ Chuyển phát

Nội dung này tuy không quan trọng nhất nhưng không phải là chuyện nhỏ nhé. Vì nếu số bạn không may mắn, gặp phải nhà cung cấp dịch vụ không uy tín thì mọi công sức của bạn sẽ đổ sông đổ bể hết. Vì có những giấy tờ, rất mất thời gian phải đi xin lại, làm lại.
Cá nhân mình, vì hay lo xa, nên mình đã lựa chọn sử dụng dịch vụ của DHL, chuyển phát nhanh từ Hà Nội, đến Nagoya. Giá đã bao gồm bảo hiểm là 1triệu 2 hay 1 triệu 3  gì đó. Thực ra, nếu bạn gửi qua đại lý thì giá sẽ rẻ hơn đó. Nhưng vì mình sợ mất hồ sơ này lắm nên cắn răng đầu tư một tí, gọi trực tiếp cho tổng đài và họ cho người đến tận nơi, bỏ bì hồ sơ của bạn vào một bì A4, trông lịch sự và cẩn thận lắm. Thời gian giao hồ sơ nhanh muốn chóng mặt. Nói thế này bạn dễ hiểu nè. Ví dụ, trường bắt đầu nhận hồ sơ ngày mùng 7, mình gửi DHL giao thư ngày mùng 6. Sau đó đợi đến ngày mùng 7, mình gửi email cho trường về đề xuất nghiên cứu của mình. Trường phản hồi lại ngay trong ngày và xác nhận hồ sơ của mình đã đến nơi. Mình hơi bị choáng váng luôn. Hehe.
Tuy nhiên, lần gửi thư xác nhận với trường sau này mình sử dụng dịch vụ của một đại lý của Nasco, giá rẻ hơn rất nhiều, có 450 nghìn, nhưng mất tận 4 ngày. Mà hôm mình gọi để họ cử người đến lấy, nhân viên không mang theo bì A4 để cho thư của mình vào, mà trời còn mưa, họ chẳng có cái thùng sau xe máy như của DHL để cất vào, làm mình lo lắng quá trời, lại phải lấy clear bag để bỏ bì tài liệu của mình vào đó. Thực ra, cái này là do mình soi xét kỹ quá (vì muốn đảm bảo tài liệu của mình đến nơi an toàn,  và nguyên vẹn).


Mỗi lần trường gửi thư thông báo cho mình thì họ sử dụng dịch vụ EMS Japan. Ở Việt Nam mình cũng có EMS Vietnam nhé, chính là tại các bưu điện luôn. Mình chưa gửi nước ngoài bằng EMS bao giờ nhưng gửi nội địa cũng OK đó. Có một điểm duy nhất mình không ưng ở EMS là chất liệu bao thư, gặp nước chắc ướt nhẹp luôn (Là mình cứ lo xa chứ vẫn biết khi chuyển phát, người ta sẽ phải cẩn thận). Chất giấy bao bì EMS Japan bao chống nước luôn ấy.
Các bạn, tùy vào điều kiện kinh tế, hãy tham khảo thêm các dịch vụ chuyển phát khác trước khi đưa ra quyết định nhé.
Các hãng chuyển phát đều cho phép bạn theo dõi tình trạng thư gửi đi trên trang web của họ, bạn chỉ cần nhập mã theo dõi “tracking number” mà họ cung cấp thôi.

Chúc các bạn may mắn và thành công!

Chân thành cảm ơn shoutitoutdotcom đã viết và chia sẻ bài viết này.